Gestão de Mudanças

gestão de mudanças

Olá, caros leitores. Decidimos escolher um tema onde há muita dúvida e indignação (por falta de informação) dos nossos leitores. Vamos dedicar alguns posts esse mês para explicar o que é Gestão de Mudanças, suas aplicações na área de TI, e tirar dúvidas em relação a esse assunto complexo, pois temos recebido muitos e-mails em relação a isso. Tentaremos explicar de uma forma simples, e pouco técnica, para que todos possam compreender o assunto. Na última quarta-feira do mês faremos um Webinar exemplificando tudo que falamos e colocando em prática uma requisição de mudança com o auxilio da ferramenta OTRS.

O que é uma mudança?

A mudança nada mais é do que uma adaptação ou troca de uma “coisa” já existente, como por exemplo: um serviço, um processo, um item, um hardware, etc.

Mudança Organizacional

A mudança organizacional é a administração focada em adaptações, e pode significar mudanças em projetos, em práticas, em direcionamento estratégico e até mesmo na posição de mercado.

É essencial saber que a mudança é constantemente necessária, e acontece naturalmente ao longo da existência da empresa, ou, por motivos de força maior. Com isso, toda mudança precisa principalmente de tempo, planejamento e liderança.

 

Quanto mais tempo, planejamento e boa liderança existir, maiores são as chances da implementação da mudança ter sucesso.

O processo de mudança, em sua grande maioria, é cansativo e envolve diferentes áreas e pessoas dentro da empresa, de acordo com a necessidade.

Mudança e TI

As mudanças tecnológicas não são diferentes. A área de TI lida constantemente com mudanças, e necessita cada vez mais de processos e ferramentas que auxiliem o gerenciamento dessas mudanças. Tais soluções, deverão idealmente diminuir os riscos e modernizar os processos estes processos, automatizando as partes que podem ser automatizadas e assim otimizando os recursos. A mudança na área de TI está ligada diretamente com a produção da empresa e envolve todos os níveis hierárquicos.

Para quem trabalha com boas práticas ITIL, sabe que para fazer qualquer alteração em um CMDB precisa fazer uma requisição de mudança. Processos ITSM também necessitam de mudanças constantemente, tomando muito tempo, principalmente se forem mal estruturadas, com passos desnecessários em seu fluxo.

Ferramentas como OTRS ajudam gerentes de TI ao redor do mundo a melhorar seus processos de gestão de mudanças, e assim ganhar agilidade e confiabilidade na execução.

Como começar uma mudança

Para que haja uma mudança é necessário, primeiramente, um propósito. Mudanças planejadas tem muito mais chances de darem certo. Por isso, torna-se necessário o planejamento.

A requisição de mudança poderá ser feita automaticamente ou manualmente, dependendo do processo adotado pela organização. A requisição manual é feita com planejamento (mesmo que emergencial) por uma persona, enquanto a requisição automática é feita por  “triggers” (gatilhos) que são acionados a partir de uma condição pré-estabelecida por scripts que rodam em conjunto com o processo definido de mudança.

Mas para que isso funcione, são necessárias informações. Os dados precisam ser processados e transformados em informações úteis (Insight). Com isso, é possível  mapear e estruturar uma mudança adequadamente.

Com o crescimento da tecnologia, a automatização desses processos na área de TI está cada vez mais comum, já que computadores executam com mais precisão do que pessoas, transformando o fluxo de uma mudança em um sistema simples e confiável. Claro que nada é infalível, mas a automatização dos processos, pode melhorar muito o resultado final de uma mudança.

 

Etapas de uma Mudança

 

O fluxo de uma mudança, passa por um “Comitê”, onde cada pessoa fica responsável por uma etapa do processo de mudança. A automatização da mudança, elimina grande parte da necessidade de pessoas envolvidas em processos transitórios, tendo em vista que utilizam condições pré-determinadas, agilizando assim o processo como um todo. Isso também tem seus prós e contras, já que a automatização, para funcionar perfeitamente, deverá ser muito bem implementada.

A definição das atribuições de cada pessoa dentro do comitê também é de extrema importância para que o sistema funcione corretamente. A dedicação dessas pessoas e a motivação gerada para a mudança são igualmente importantes.

 

Desafios da Mudança

 

O maior desafio na hora de implementar uma mudança é fazer com que as pessoas ao redor aceitem a mudança. Em alguns momentos, as mudanças irão apresentar riscos e isso irá gerar, sem dúvida, receio e resistência dos envolvidos, e a incerteza pode ser um inimigo muito potente. Nessa hora é necessário que o líder exerça seu papel e controle a situação, fazendo de tudo para que a resistência à mudança não gere transtorno.

Nesse aspecto, deve-se levar em consideração os custos adicionais, prazos de execução, medidas de contingência, e, adaptar-se a situação, pois a mudança requer constante adaptação da organização. Na área tecnológica é possível ver com clareza essa necessidade de aderir as novas tecnologias, e isso também inclui novas práticas e novos processos adotados.

Uma mudança incremental não gera tanto transtorno já que são apenas ligeiros ajustes a serem realizados. Já uma mudança transformacional, por ter como característica  alterações profundas, gera um transtorno muito maior e mais receio dos envolvidos.

Por isso deve-se ter um planejamento de mudança muito bem estruturado, para lidar com cada situação da melhor maneira possível.